Tune proactive mode to secretary-active

.learnings/ERRORS.md

@@ -2,3 +2,33 @@
 
 > Command failures, tool errors, API issues, and unexpected behavior.
 
+## [ERR-20260326-001] memory_search
+
+**Logged**: 2026-03-26T09:11:25+0800
+**Priority**: medium
+**Status**: pending
+**Area**: config
+
+### Summary
+memory_search 当前不可用，返回 embedding/provider 错误
+
+### Error
+```
+Memory search is unavailable due to an embedding/provider error.
+fetch failed
+```
+
+### Context
+- Operation attempted: 调用 memory_search 检索 prior work / decisions / preferences / todos
+- Result: disabled=true, unavailable=true
+- Impact: 需要回忆历史决策时无法走语义检索链路，只能退回到直接读文件
+
+### Suggested Fix
+检查 memory_search 依赖的 embedding/provider 配置与可用性，恢复后重新验证长期记忆检索。
+
+### Metadata
+- Reproducible: unknown
+- Related Files: MEMORY.md, memory/*.md
+
+---
+

.learnings/LEARNINGS.md

@@ -2,3 +2,30 @@
 
 > Corrections, knowledge gaps, and better repeatable approaches.
 
+## [LRN-20260326-001] best_practice
+
+**Logged**: 2026-03-26T09:11:25+0800
+**Priority**: high
+**Status**: pending
+**Area**: config
+
+### Summary
+主动机制只按风险/到期触发会显得过于安静，不符合谷老板对“秘书型主动”的预期
+
+### Details
+当前 heartbeat 规则过度强调减少打扰，只在 TODO 活跃任务出现到期、超期、阻塞或明确风险时才主动发消息。结果虽然降低了噪音，但也削弱了陪伴感与推进感。谷老板明确反馈“你太安静了”，并在方案选择上倾向更强主动型（方案 C）。后续默认应采用“有价值的秘书型主动”，允许围绕 open loop、邮箱、日历、系统状态做低频高价值触达，而不是仅在任务风险触发时说话。
+
+### Suggested Action
+将主动策略升级为秘书型主动：保留任务风险驱动，同时加入 open loop follow-up 与邮箱/日历/系统状态巡检；保持夜间静默和节流，禁止寒暄型主动。
+
+### Metadata
+- Source: user_feedback
+- Related Files: HEARTBEAT.md, CURRENT.md, memory/heartbeat-state.json
+- Tags: proactive, heartbeat, user-preference, secretary-mode
+- Pattern-Key: proactive.too_quiet_due_to_overconstrained_rules
+- Recurrence-Count: 1
+- First-Seen: 2026-03-26
+- Last-Seen: 2026-03-26
+
+---
+

CURRENT.md

@@ -9,13 +9,15 @@
 
 ## Open Loops
 - TODO 状态机已扩展，但后续新任务需要按新字段填写
-- heartbeat 规则已收紧，后续需观察是否过于保守或过于安静
+- heartbeat 已切换到秘书型主动（方案 C），需观察主动提醒是否足够有价值且不过度打扰
 - memory hygiene 已打开，后续需要验证整理节奏是否合适
+- 后续需补上邮箱 / 日历 / 系统状态的巡检闭环与节流策略
 
 ## Next Best Actions
 1. 用新模板登记未来需要持续推进的任务
 2. 在新任务中补齐 `last_progress_note`、`next_action`、`last_update_at`、`stale_after`
-3. 观察一段时间主动提醒是否足够及时且不过度打扰
+3. 观察一段时间秘书型主动提醒是否足够及时且不过度打扰
+4. 在 heartbeat 中逐步接入邮箱 / 日历 / 系统状态巡检
 
 ## Notes
 - 目标不是让机器人更爱说话，而是让它更会持续推进事情。

HEARTBEAT.md

@@ -1,14 +1,12 @@
 # HEARTBEAT.md
 
 ## 目标
-在不打扰的前提下，让 Val 基于任务状态做轻量、克制、可解释的主动推进。
+让 Val 基于任务状态做主动巡检和必要提醒。
 
 ## 基本原则
-1. 主动消息必须由明确状态触发，而不是为了刷存在感。
-2. 优先做巡检、整理、压缩记忆；只有存在明确风险、明确 open loop 或必须提醒时才发消息。
-3. 夜间静默：23:00-08:00 默认不主动发（P0 紧急事项除外）。
-4. 同一任务若无新风险、无新进展，不重复提醒。
-5. 陪伴型、寒暄型、待命型主动触达默认关闭。
+1. 主动消息由明确状态触发，不为刷存在感。
+2. 夜间静默：23:00-08:00 默认不主动发（P0 紧急除外）。
+3. 同一任务若无新风险、无新进展，不重复提醒。
 
 ## 每次 heartbeat 必读
 - `TODO.md`
@@ -29,84 +27,37 @@
 
 ## TODO 巡检规则
 ### 1. 到期巡检
-当满足以下任一条件时，该任务进入本轮检查：
-- 当前时间 >= `next_check_at`
-- 已过 `due_at` 且任务仍为活跃状态
-- 任务处于 `blocked` 或 `waiting`，且达到下一次检查时间
-- 距离 `last_update_at` 已超过 `stale_after`
+当前时间 >= `next_check_at`，或已过 `due_at` 且任务仍为活跃状态时进入检查。
 
 ### 2. 风险判定
-按以下优先级判断是否需要主动提醒：
 - **P0**：已超期、关键阻塞、关键依赖失联、明确存在失败风险
 - **P1**：长时间无更新、等待外部回复过久、下一步不明确但需要用户决策
 - **P2**：仅常规巡检，无新增风险 → 不主动发消息，仅更新状态
 
 ### 3. 巡检后更新
-若完成本轮检查，应更新：
-- 任务 `last_checked_at`
-- 任务 `next_check_at`（按 `check_interval` 顺延）
-- 必要时更新 `last_progress_note` / `next_action`
-- `memory/heartbeat-state.json` 中的：
-  - `todoWatch.lastScanAt`
-  - `todoWatch.nextScanAt`
+更新任务 `last_checked_at`、`next_check_at` 及 `memory/heartbeat-state.json`。
 
-## 低强度 proactiveChat 规则
-当 `proactiveChat.enabled = true` 时，只允许以下类型的主动触达：
-1. 对明确 open loop 的轻量 follow-up
-2. 对最近讨论过、且存在明确下一步建议的事项做一次续接
-3. 对未正式写入 TODO、但短期内明显值得继续推进的事项做一次提醒
-
-### 触发条件
-需同时满足以下约束：
-- 距上次对话已超过 `minHoursSinceLastConversation`
-- 距上次主动触达已超过 `minHoursBetweenProactive`
-- 当日主动触达次数未超过 `maxProactivePerDay`
-- 当前不在 quiet hours
-- 本次消息必须包含明确事项与明确建议，不能只是寒暄
-
-### 禁止触发
-以下情况不允许 proactiveChat 主动发消息：
-- 只是打招呼、问候、刷存在感
-- 没有具体事项、没有明确建议
-- 同一 open loop 在短时间内重复催促
-- 夜间静默期间的非 P0 事项
-
-## 主动提醒节流
-1. 同一任务在 **6 小时内** 默认不重复提醒，除非：
-   - 风险等级升级
-   - 出现新的阻塞点
-   - 用户刚刚要求持续跟进
-2. proactiveChat 在 **12 小时内** 默认不重复主动触达，且每天最多 **1 次**。
-3. 若当前处于夜间静默且非 P0：
-   - 只更新文件，不主动发消息
-4. 若没有明确行动建议：
-   - 不发泛化提醒
+## ProactiveChat 规则
+- 默认开启
+- 模式：秘书型主动（方案 C）
+- 每日主动触达上限 3 次
+- 最小对话间隔 1 小时
+- 最小主动间隔 4 小时
+- 同一任务 4 小时内不重复提醒
+- 允许的主动来源：
+  - 活跃任务到期 / 超期 / 阻塞 / 长时间无更新
+  - 存在 open loop 且距离上次对话 >= 1 小时
+  - 邮箱 / 日历 / 系统状态出现值得汇报的新事项
+- 禁止寒暄型、刷存在感型主动触达；主动消息必须带有明确事项、状态或建议动作
 
 ## 主动提醒格式（三段）
-1) 任务：`id + title` 或 `open loop + 主题`
-2) 状态：`当前进度 / 阻塞点 / 风险等级`
+1) 事项：`任务 / 邮箱 / 日历 / 系统状态`
+2) 状态：`当前进度 / 新变化 / 阻塞点 / 风险等级`
 3) 建议：`1 条立即动作 + 1 条兜底动作`
 
-## 记忆整理（memory hygiene）
-当 `memoryHygiene.enabled = true` 且到达整理时间时：
-1. 回看近期 `memory/YYYY-MM-DD.md`
-2. 将短期执行上下文压缩进 `CURRENT.md`
-3. 将稳定偏好、长期原则、重复性经验沉淀进 `MEMORY.md`
-4. 只保留真正长期有价值的信息进入 `MEMORY.md`
-
-## CURRENT.md 用法
-`CURRENT.md` 是短期工作记忆层，用来记录：
-- 当前主任务
-- 当前阶段
-- 开放回路（open loops）
-- 下一步最佳动作（next best actions）
-
-heartbeat 可读取它，但不要把它写成冗长日志。
-
 ## 执行输出
-- 仅当存在明确的活跃任务风险、到期升级、明确 open loop 或必须提醒事项时，才直接发自然消息。
-- 不输出陪伴型问候、待命提示或泛化状态播报。
-- 本轮无事项：回复 `HEARTBEAT_OK`。
+- 无明确事项：回复 `HEARTBEAT_OK`
+- 有活跃任务风险：发送三段式提醒
 
 ## 已禁用任务
 - ArXiv 每日简报：disabled（2026-03-14）

memory/2026-03-26.md

@@ -0,0 +1,19 @@
+# 2026-03-26
+
+## 09:20 主动策略升级为秘书型主动（方案 C）
+- 谷老板对“Val 太安静、一直没触发消息”给出直接反馈。
+- 分析结论：当前 heartbeat 过度保守，主要只在任务到期/超期/阻塞/风险时主动，导致系统虽稳但过于安静。
+- 谷老板在 A/B/C 方案中明确倾向 C（更强秘书型主动）。
+- 已执行调整：
+  - HEARTBEAT.md 改为“秘书型主动（方案 C）”
+  - 将主动来源扩展为：todo / open_loop / email / calendar / system
+  - 将最小对话间隔调整为 1 小时，最小主动间隔调整为 4 小时
+  - 保留每日最多 3 次、夜间静默、禁止寒暄型主动
+- 后续观察点：
+  - 主动提醒是否足够有价值
+  - 是否仍需进一步接入邮箱 / 日历 / 系统状态的实际巡检流程
+
+## 09:11 记忆检索链路异常
+- memory_search 返回 disabled/unavailable，提示 embedding/provider error 与 fetch failed。
+- 当前需要回忆历史决策时，只能先退回直接读 MEMORY.md / memory/*.md。
+- 后续应排查 provider 配置与可用性。

memory/heartbeat-state.json

@@ -3,19 +3,16 @@
     "email": null,
     "calendar": null,
     "weather": null,
-    "todo": 1773355200,
-    "memory_index": 1773116700
+    "todo": null,
+    "memory_index": null
   },
   "proactiveChat": {
     "enabled": true,
-    "mode": "low-intensity",
-    "lastConversationAt": "2026-03-25 23:48 GMT+8",
-    "lastProactiveReachOutAt": "2026-03-14 14:40 GMT+8",
-    "proactiveCountToday": 0,
-    "maxProactivePerDay": 1,
-    "minHoursSinceLastConversation": 12,
-    "minHoursBetweenProactive": 12,
-    "onlyForClearOpenLoops": true,
+    "mode": "secretary-active",
+    "maxProactivePerDay": 3,
+    "minHoursSinceLastConversation": 1,
+    "minHoursBetweenProactive": 4,
+    "allowedSources": ["todo", "open_loop", "email", "calendar", "system"],
     "quietHours": {
       "start": "23:00",
       "end": "08:00"
@@ -24,16 +21,11 @@
   "todoWatch": {
     "enabled": true,
     "defaultIntervalHours": 6,
-    "overdueEscalation": true,
-    "lastScanAt": "2026-03-18 01:00 GMT+8",
-    "nextScanAt": "2026-03-18 07:00 GMT+8",
-    "reminderCooldownHours": 6
+    "overdueEscalation": true
   },
   "memoryHygiene": {
     "enabled": true,
-    "lastCompactionAt": "2026-03-10 09:45 GMT+8",
-    "nextCompactionAt": "2026-03-14 09:45 GMT+8",
     "maxMemoryIndexLines": 150,
     "compactionIntervalHours": 72
-  },
-  "notes": "2026-03-25 调整为低强度 proactiveChat：仅针对明确 open loop 做轻量 follow-up；12 小时冷却；每天最多 1 次；夜间静默；不做寒暄型主动触达。"
+  }
+}